Sprzeczności i niespójności w postrzeganiu roli informacji w administracji i gospodarce oraz w życiu społecznym

Przedmiotem pracy jest zagadnienie sprzeczności i niespójności w postrzeganiu roli informacji oraz systemów informacyjnych w odniesieniu do zastosowań informatyki w życiu publicznym, widocznych przede wszystkim w administracji publicznej i gospodarce. W pracy sformułowano tezę, iż źródłem obserwowanych sprzeczności jest społeczne niezrozumienie czy nawet nieuświadamianie sobie relacji między rolą informacji i struktur informacyjnych a regułami budowy systemów informacyjnych oraz systemów informatycznych mających implementować ich działania. Rezultatem są trudności we wdrażaniu i korzystaniu z systemów informatycznych, przejawiające się przede wszystkim w działaniach nazywanych zbiorczo pojęciem informatyzacji administracji publicznej. W celu uzasadnienia powyższej tezy poddano analizie wdrożenia wybranych systemów informatycznych w administracji publicznej, ważnych z punktu widzenia działania administracji oraz ich oddziaływania na obywateli i przedsiębiorców, a także na samą administrację. Ponieważ postawiono tezę o błędnym rozumieniu roli informacji, dlatego analiza wdrożeń systemów przeprowadzona została w taki sposób, by ukazać błędy założeń czy ułomności koncepcji, jakie leżały u podstaw decyzji o budowie tych systemów. Przedstawione w pracy opisy wdrożeń systemów ilustrują też błędne formułowanie celu informatyzacji. Systemy informatyczne w administracji mają pomagać instytucjom publicznym w wykonywaniu ich podstawowych funkcji: w sprawnym regulowaniu, w realizacji funkcji opiekuńczych, utrzymaniu ładu i bezpieczeństwa publicznego. Tymczasem w odbiorze społecznym celem wielu wdrożeń systemów informatycznych administracji jest tylko usprawnienie wewnętrznych mechanizmów działania urzędów. Prowadzona w ten sposób informatyzacja tzw. BackOffice nie tylko nie usprawnia obsługi obywateli i przedsiębiorców, ale często narzuca im dodatkowe obciążenia i obowiązki, nierzadko zwiększając też obciążenie samej administracji. Dwie główne części pracy odzwierciedlają chronologię informatyzacji instytucji publicznych w Polsce. Część pierwsza zawiera krótki przegląd historii budowy systemów informacyjnych administracji do zmiany ustroju pańsśtwa oraz modelu administracji i gospodarki w roku 1989. Część druga obejmuje okres po 1989 r. po dzień dzisiejszy. Omówiono w niej pierwsze wdrożenia systemów informatycznych w kilku kluczowych obszarach: w administracji skarbowej i celnej, w ubezpieczeniach społecznych, w ewidencji pojazdów i kierowców oraz sądownictwie. W omówieniu historii informatyzacji systemu publicznej ochrony zdrowia podkreślono głęboki rozdźwięk między potrzebami obywateli jako pacjentów a modelami informacyjnymi systemu ochrony zdrowia i wdrażanymi systemami informatycznymi. W dalszych częściach pracy rozważana jest m.in. rozbieżność między obecny modelem informacyjnym administracji publicznej a rozwiązaniami informatycznymi stosowanymi w usługach e-administracji. Następnie rozważane są zagadnienie obciążeń administracyjnych i ich związku z postrzeganiem roli informacji. Skutki nieuświadamiania sobie istnienia tych obciążeń przez legislatorów i przedstawicieli administracji decydujących o budowie systemów informatycznych prezentowane są na przykładzie niektórych obszarów statystyki publicznej (dotyczących przedsiębiorców) oraz obowiązku meldunkowego (dotyczącego obywateli). Zagadnienia dostosowania zabezpieczeń systemów do ryzyka przedstawione zostało na przykładzie elektronizacji kontaktów z administracją skarbową. Ostatnim zagadnieniem omawianym w pracy jest postrzeganie obecności i roli informatyki przez ogół społeczeństwa oraz przez małe i średnie firmy w Polsce. W podsumowaniu autor wyraża pogląd, że pożądane zmiany postrzegania roli informacji łatwiej będą przebiegać w nowym modelu zarządzania publicznego, określanym pojęciem Otwartego Rządu.

The main topics of the dissertation are the contradictions and inconsistencies in the assessment of the role of information structures and IT systems in Polish society, mainly in public administration and the economy. The thesis advanced is that the relation between information, information structures and the rules of building information and IT systems in public administration is not understood nor even perceived properly. It is resulting in the difficulties and problems in implementing and using the IT systems of public administration. In order to substantiate this thesis, a number of IT systems used in public administration are analyzed. The systems scrutinized are of substantial importance for functioning of public administration and have extensive impact on citizens and entrepreneurs as well as on the bureaucracy itself. The aim of the analysis is to reveal the erroneous rudiments and false conceptions used as premises for development of IT systems. The history of implementation of IT systems in public administration puts light on another thesis presented by the author, following other critics of aims and methods of implementations of IT in public administration. The goal of implementing IT in public administration should be the assistance of public institutions in their main functions – serving the citizens and entrepreneurs. Yet in public perception the main goal of introducing IT in administration was the improvement of internal mechanisms of administration (functioning of its backoffice). The improper understanding of information architecture, instead of bringing improvements in serving citizens and economy, may result in additional burdens and complications, quite often for administration itself. The paper consists of two main parts. Part one is the concise overview of building information structures for administration starting with the early ages of use of mechanical and electromechanical devices supporting computing, up to the substantial change of the information model of administration and economy accompanying the year 1989, the watershed for political regime and economy in Poland. In part two the examples of deployment of IT systems in tax and customs, social security, register of cars and drivers, justice, public health and local administration are presented as the introduction for the analysis of main discrepancy between information structure of today’s Polish public administration and attempts to implement e-government services. The aspects of administrative burdens are discussed as well, illustrated by examples of public obligations for companies (statistical, tax) and for citizens (registration of residence). The paper does not propose the methodology of design of IT systems for public administration as this task would exceed the subject of this work. However in the conclusions, an alternative model of information structure of public administration, implementing the ideas of New Public Management and Open Government is mentioned.