Proces dokumentowania i ewidencji faktur zakupowych w systemie ERP na przykładzie przedsiębiorstwa produkcyjno-handlowego

Praca podejmuje problematykę dokumentowania i ewidencji faktur zakupowych w systemie ERP na przykładzie przedsiębiorstwa produkcyjno-handlowego. Jej celem jest przedstawienie znaczenia faktury zakupowej jako dokumentu księgowego oraz ukazanie praktycznego przebiegu jej obsługi w systemie informatycznym wykorzystywanym w przedsiębiorstwie. W części teoretycznej omówiono istotę dokumentów księgowych, ich różnicę między dowodem księgowym, a także klasyfikację oraz cechy prawidłowego dowodu księgowego. Szczególną uwagę poświęcono fakturze zakupowej jako zewnętrznemu dowodowi obcemu, który jest podstawą ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Przedstawiono również zagadnienia dotyczące faktur VAT, prawidłowych danych, w tym dat faktury, rodzajów faktur zakupowych oraz roli systemów ERP w obiegu i ewidencji dokumentów księgowych. W pracy uwzględniono także Krajowy System e-Faktur jako aktualny kierunek cyfryzacji procesów fakturowania. Część metodyczna obejmuje charakterystykę branży produkcyjno-handlowej, opis badanego przedsiębiorstwa, jak również jego struktury organizacyjnej, obiegu faktur zakupowych oraz wykorzystywanego systemu ERP. W pracy zastosowano metodę studium przypadku, analizę literatury, aktów prawnych, dokumentacji oraz obserwację uczestniczącą wynikającą z doświadczenia zawodowego autorki. Część praktyczna przedstawia proces wprowadzania faktur zakupowych, ich opisywania, akceptacji i księgowania w systemie ERP. Analizie poddano wybrane rodzaje dokumentów, takich jak krajową fakturę zakupową w PLN, jej korektę, fakturę powiązaną ze zleceniem, fakturę krajową w walucie obcej oraz fakturę importową. Przeprowadzona analiza wskazuje, że system ERP usprawnia proces ewidencji faktur zakupowych poprzez integrację danych, kontrolę poprawności informacji oraz automatyzacje wprowadzania danych. Jednocześnie prawidłowość procesu zależy od kompletności dokumentów, poprawności danych, terminowej realizacji wszystkich jego etapów oraz kompetencji pracowników odpowiedzialnych za ich księgowanie. Wnioski z pracy potwierdzają, że faktura zakupowa pełni ważną funkcję dokumentacyjną, ewidencyjną, kontrolną i informacyjną w rachunkowości przedsiębiorstwa.

The thesis addresses the issue of documenting and recording purchase invoices in an ERP system, using the example of a manufacturing and trading enterprise. Its aim is to present the significance of a purchase invoice as an accounting document and to demonstrate the practical course of its processing in the information system used by the enterprise. The theoretical part discusses the essence of accounting documents, the distinction between an accounting document and an accounting voucher, as well as the classification and characteristics of a properly prepared accounting voucher. Particular attention is paid to the purchase invoice as an external third-party accounting voucher, which constitutes the basis for recording business transactions in the accounting books. The thesis also presents issues related to VAT invoices, correct invoice data, including invoice dates, types of purchase invoices, and the role of ERP systems in the circulation and recording of accounting documents. The National e-Invoicing System is also included as a current direction in the digitalisation of invoicing processes. The methodological part includes a description of the manufacturing and trading sector, the examined enterprise, as well as its organisational structure, the circulation of purchase invoices, and the ERP system used. The thesis applies the case study method, an analysis of literature, legal acts and documentation, as well as participant observation resulting from the author’s professional experience. The practical part presents the process of entering purchase invoices, describing them, approving them and posting them in the ERP system. Selected types of documents were analysed, such as a domestic purchase invoice in PLN, its correction, an invoice related to an order, a domestic invoice in a foreign currency, and an import invoice. The analysis indicates that the ERP system improves the process of recording purchase invoices through data integration, verification of information correctness, and automation of data entry. At the same time, the correctness of the process depends on the completeness of documents, the accuracy of data, the timely completion of all its stages, and the competence of employees responsible for posting the documents. The conclusions of the thesis confirm that the purchase invoice performs an important documentary, recording, control and informational function in the accounting system of an enterprise.