Administrative reports: a corpus study of the genre in the EU and Polish national settings

Celem niniejszej rozprawy było zbadanie gatunku sprawozdań administracyjnych przygotowywanych w instytucji unijnej i w polskich ministerstwach. W związku z tym postawiono następujące pytania badawcze: (1) Jakie są cechy gatunkowe sprawozdań administracyjnych? (2) Czym różnią się przetłumaczone sprawozdania unijne od nieprzetłumaczonych sprawozdań polskich ministerstw i czy różnice te są na tyle istotne, aby wyróżnić unijną i krajową odmianę sprawozdań administracyjnych? (3) Czy sprawozdania sporządzane przez polskie ministerstwa zmieniły się pod wpływem Eurolektu od czasu przystąpienia Polski do UE? W hipotezie badawczej założono, że cechy gatunkowe sprawozdań administracyjnych przygotowywanych w UE i w polskich ministerstwach będą się pokrywać, jednak można będzie zaobserwować różnice w częstotliwości występowania konkretnych wyrażeń, co sugerowałoby istnienie dwóch odmian gatunku sprawozdań administracyjnych: unijnej i krajowej. W badaniu wykorzystano model analizy gatunkowej opracowany przez autorkę na podstawie modeli zaprezentowanych przez Borję i in. (2009) oraz Bhatię (2017) i wzbogacony o wybrane aspekty modelu badań nad przekładem zaproponowanego przez Saldanhę i O'Brien (2013). Analiza korpusowa przeprowadzana jest na zaprojektowanym przez autorkę gatunkowym korpusie porównawczo-równoległym, bazującym na strukturze opracowanej przez Biel (2016). Korpus ten obejmuje współczesne i przedakcesyjne sprawozdania sporządzone przez polskie ministerstwa oraz polskie i angielskie wersje współczesnych sprawozdań przygotowanych przez Dyrekcje Generalne Komisji Europejskiej. Rozmiary korpusów synchronicznych wynoszą od 2,33 do 2,55 mln tokenów, a ich ramy czasowe to lata 2011-2015. W analizach diachronicznych wykorzystano mniejszy korpus (0,43 mln tokenów) sprawozdań powstałych w latach 1998-2002. Badanie wykazało, że sprawozdania administracyjne są gatunkiem hybrydowym i dynamicznym, o częściowo ustrukturalizowanej strukturze i stałych cechach gatunkowych, takich jak wysoki stopień nominalizacji i depersonalizacji, częste stosowanie wyrażeń organizujących strukturę wypowiedzi i asekuracyjnych (hedging), występowanie sporej ilości danych liczbowych, powszechne stosowanie skrótów i skrótowców oraz wysoka częstotliwość terminów. Szata graficzna sprawozdań administracyjnych różni się w zależności od ich adresatów – gdy są one adresowane przede wszystkim do ekspertów zawierają głównie tekst w formie linearnej i wizualizacje danych, a gdy są skierowane do szerszej rzeszy odbiorców zawierają więcej grafik i elementów typograficznych. Badanie potwierdziło, że polskie sprawozdania administracyjne mają dwie odmiany: unijną, która jest bardziej zinstytucjonalizowana, werbalna i wykorzystuje więcej wyrażeń organizujących strukturę wypowiedzi, oraz krajową, która wykazuje większy stopień zróżnicowania pod względem językowym i pozajęzykowym, jest bardziej znominalizowana, zawiera więcej skrótów i danych liczbowych. Ponadto UE, będąc organizacją, która wciąż jest w fazie kształtowania się, potrzebuje ciągłej legitymizacji, co znajduje odzwierciedlenie w tekście, podczas gdy polska administracja często nie odczuwa potrzeby legitymizacji swoich działań. Analiza zmian diachronicznych w języku polskiej administracji wykazała minimalny wpływ Eurolektu na język współczesnej administracji. Będąc kompleksowym opisem gatunku sprawozdań administracyjnych, rozprawa ta może być pierwszym krokiem do stworzenia praktycznego poradnika dla polskiej administracji w zakresie sporządzania sprawozdań administracyjnych.

The objective of this dissertation was to investigate the genre of administrative reports prepared in two distinct settings: EU and national. The following research questions have been posed: (1) What are the genre features of administrative reports? (2) How are the translated EU reports different from the non-translated reports of Polish ministries, and are these differences significant enough to distinguish between the EU and national variant of administrative reports? (3) Have the reports drafted by Polish ministries changed under the influence of the Eurolect since Polish accession to the EU? It was hypothesised that the administrative reports would share common features, but differences would be observed in the distribution of the patterns, which would suggest the existence of two variants of administrative reports: EU and national ones. The study used a genre analysis model developed by the author on the basis of Borja et al. (2009) and Bhatia (2017), and enriched by selected aspects of the translation research model proposed by Saldanha and O’Brien (2013). Corpus analysis was conducted on a genre-based comparable-parallel corpus designed by the author, building on Biel (2016). It includes contemporary and pre-accession reports drafted by Polish ministries, and Polish and English versions of contemporary reports prepared by the Directorates-General of the European Commission. The sizes of the synchronic corpora range from 2.33 to 2.55 million tokens and their time frame is 2011-2015. The diachronic analysis uses a smaller corpus (0.43 million tokens) of reports drafted in 1998-2002. The study found that administrative reports are a hybrid and dynamic genre with semi-standardised structuring and persistent genre features, such as a high degree of nominalisation and depersonalisation, a frequent use of text organising devices and hedging, a wide distribution of numerical data, a common use of abbreviations and acronyms, and a high frequency of terms. The graphic design of the administrative reports varies depending on the intended addressees, with linear text and a visualisation of data when it is primarily addressed to experts, and with more images and typographical elements when it is targeted at a more general audience. The study has confirmed that Polish administrative reports have two varieties: an EU one, which is more institutionalised, verbal and uses more text organisation devices, and a national one, which shows a higher degree of variability with respect of linguistic and non-linguistic aspects, uses more nominal structures, abbreviations and includes more numerical data. Moreover, as a polity which is still under construction, the EU needs constant legitimisation, which is reflected in the text, whereas Polish administration feels a less pressing need to legitimise its activities. The analysis of diachronic change in the language of Polish administration has shown a minimal influence of the Eurolect on contemporary administrative language. As a comprehensive description of the genre of administrative reports, the study may be the first step to producing a practical guide for Polish administration on the drafting of reports.