Wpływ rozwiązań technologicznych na efektywność gospodarowania zasobami nieruchomości w przedsiębiorstwach

Streszczenie Rozprawy Doktorskiej zatytułowanej „Wpływ rozwiązań technologicznych na efektywność gospodarowania zasobami nieruchomości w przedsiębiorstwach” Podczas gospodarowania zasobami nieruchomości w przedsiębiorstwach dokonywane są wybory związane z intensywnością zastosowania podstawowych czynników produkcji - pracy, kapitału i ziemi. Jednak obecnie coraz większego znaczenia nabierają informacja i wiedza, a także rozwiązania technologiczne związane z ich wykorzystaniem. Zatem zmianie ulegają proporcje podstawowych czynników produkcji zaangażowanych w procesie gospodarowania zasobami nieruchomości, co powoduje zmianę kosztów tego procesu. Nieruchomość traktowana jest jako zasób ekonomiczny, czynnik produkcji, przy czym od lat 1990 kładziony jest nacisk na redukcję kosztów, zwłaszcza w przypadku niedoboru zasobów. Sfera nieruchomości uznawana jest z kolei za istotne źródło powstawania kosztów. Jest zatem wyraźna potrzeba gospodarowania nieruchomością i jej zasobami w sposób efektywny. Kwestią, która wpływa na wagę badanego zagadnienia są, sięgające kilkudziesięciu procent, szacowane oszczędności kosztów gospodarowania zasobami nieruchomości notowane w krajach, w których rozwiązania technologiczne są stosowane od kilkunastu lat. Ponadto, dotychczasowe badania wskazywały na niedobór metod oceny efektywności gospodarowania zasobami nieruchomości, jak i wdrożeń technologii informacyjnej w sferze nieruchomości. Przedmiotem rozprawy jest gospodarowanie zasobami nieruchomości komercyjnych przez przedsiębiorstwa stosujące rozwiązania technologiczne klasy CAFM (Computer Aided Facility Management). Technologię CAFM uznano za narzędzie, które łączy używane rozwiązania i integruje wszystkie rodzaje informacji nt. budynków i nieruchomości. Są to skomputeryzowane, zintegrowane systemy informacyjne, które automatyzując specyficzne funkcje związane z obsługą nieruchomości służą do poprawy efektywności gospodarowania tymi zasobami. Zakresem podmiotowym pracy są przedsiębiorstwa sfery handlu, finansów i obsługi nie-ruchomości, które prowadząc w Polsce, w okresie od 2007 do 2013 roku, działalność gospodarczą wykorzystują zasoby nieruchomości i stosują rozwiązania technologiczne, w tym klasy CAFM. Celem głównym pracy było wykazanie, w jakim zakresie rozwiązania technologiczne klasy CAFM zmieniają efektywność gospodarowania zasobami nieruchomości przedsiębiorstw, a także ustalenie stopnia absorpcji rozwiązań technologicznych i jej determinantów w podmiotach różnych sektorów gospodarki. Z kolei tezę główną rozprawy sformułowano następująco: Stosowanie rozwiązań techno-logicznych do obsługi zasobów nieruchomości umożliwia przedsiębiorstwom poprawę efektywności gospodarowania tymi zasobami. Weryfikacji poddano także hipotezy pomocnicze, a mianowicie: - redukcja kosztów transakcyjnych jest możliwa w wyniku standaryzacji, integracji i automatyzacji procesów gospodarowania zasobami nieruchomości, - redukcja kosztów transakcyjnych uwalnia rezerwy tkwiące w zasobach nieruchomości przedsiębiorstw, - rozwiązania technologiczne poprawiają elastyczność i adaptowalność zasobów nieruchomości przedsiębiorstw. Przyjęto następujący sposób postępowania. W pierwszej kolejności zdefiniowano pojęcia z zakresu gospodarowania zasobami nieruchomości oraz dokonano ich konceptualizacji i operacjonalizacji. Przeprowadzono z kolei pomiar zmiennych objaśniających, zinterpretowano wyniki analiz oraz sformułowano wnioski z badań. Stosując opisaną metodykę, cele rozprawy zrealizowano w ośmiu odrębnych rozdziałach tematycznych. Do konceptualizacji efektów gospodarowania zasobami nieruchomości wykorzystano teorię kosztów transakcyjnych. Wykazano, że koszty transakcyjne są nieodłącznym elementem sfery gospodarowania zasobami nieruchomości i występują we wszystkich etapach ich cyklu życia. Koncepcja kosztów transakcyjnych została użyta do modelowania efektywności gospodarowania tymi zasobami w celu proponowania działań usprawniających. Ze względu na dodatkowe efekty wdrożeń narzędzi CAFM wprowadzono drugą kategorią ekonomiczną – koszty utraconych korzyści, pozwalającą na modelowanie wpływu gospodarowania zasobami nieruchomości przedsiębiorstw przy użyciu badanych rozwiązań techno-logicznych. Dokonano z kolei operacjonalizacji tez rozprawy uwzględnionych w ujednoliconym kwestionariuszu, który objął trzy główne grupy zagadnień: informacje na temat przedsiębiorstwa i sposobu korzystania z zasobów nieruchomości, obszar wdrożeń narzędzi wspomagania komputerowego oraz sferę efektów wdrożeń. Operacjonalizację badanych rozwiązań technologicznych przeprowadzono wykorzystując typologię narzędzi klasy CAFM stworzoną dla po-trzeb rozprawy, którą poddano weryfikacji otrzymując osiem odrębnych grup narzędzi. W rozprawie użyto dwóch kategorii efektywności - gospodarowania zasobami nieruchomości oraz wdrożeń rozwiązań technologicznych wykorzystując w tym celu koncepcję kosztów transakcyjnych i utraconych korzyści. Nakłady odniesiono do efektów wdrożeń tworząc łączny Współczynnik Skumulowanego Wpływu, który składał się ze wskaźnika redukcji kosztów transakcyjnych, redukcji kosztów utraconych korzyści oraz poprawy elastyczności i adaptowalności zasobów nieruchomości. Tak skonstruowany współczynnik posłużył do pomiaru i oceny wpływu rozwiązań technologicznych na efektywność gospodarowania zasobami nieruchomości. W ramach części empirycznej przeprowadzono kilkuetapowe badania ankietowe, poprzedzone wielokrotnymi studiami przypadku, co pozwoliło na pomiar i ocenę efektywności gospodarowania zasobami nieruchomości przy użyciu rozwiązań technologicznych i tym samym na weryfikację hipotez i tezy głównej rozprawy. Ustalono także determinanty wdrożeń technologii CAFM, do których zaliczono: wielkość przedsiębiorstwa, rodzaj działalności, dysponowany budżet na CAFM, używanie i obsługę nieruchomości komercyjnych. Do uwarunkowań efektywnej implementacji systemów CAFM zaliczono: właściwe określenie potrzeb organizacji, zmiany w jej strukturze związane z wdrożeniem oraz szkolenia. Zwrócono uwagę na karencję w uzyskiwaniu korzyści oraz potrzebę ich monitorowania i dokumentowania. Do barier ograniczających absorpcję narzędzi wspomagania komputerowego zaliczono m.in: brak odpowiednich rozwiązań, problemy z wykazaniem korzyści, wysoki stopień złożoności dostępnych narzędzi, niskie budżety wobec wysokiego kosztu wdrożenia i obsługi. Przeprowadzone badania potwierdziły istotną rolę zasobu informacyjnego w procesie gospodarowania zasobami nieruchomości przedsiębiorstw w cyklu życia, poprzez m.in. poprawę kontroli dostępu do dokumentacji, poprawę jakości danych, zapewnienie ciągłości działania, poprawę sposobu gromadzenia, przetwarzania i udostępniania danych. Wykazano szereg korzyści ekonomicznych wdrożeń narzędzi CAFM, do których zaliczono: redukcję kosztów planowania i projektowania, oszczędność czasu personelu, redukcję kosztów obsługi nieruchomości, niższe koszty wymiany dóbr i usług. Zauważono dyfuzję analizowanych narzędzi na inne sektory gospodarki oraz wzrost skali osiąganych i potencjalnych korzyści. Zaproponowano więc kontynuację badań w wybranych obszarach zagadnień.

Summary of Ph.D. dissertation “Impact of computer aided technology on the effectiveness of Corporate Real Estate Assets Management” While using and servicing the corporate real estate assets, the entrepreneur makes choices in respect to the use of basic production factors, i.e. capital, labour and land. However, at the present time, information and knowledge, as well as technological solutions associated with their usage, become increasingly important. Therefore, the proportions between the production factors used in the real estate management are being altered, which results in the change of the cost of the process. The real property is considered as a valuable asset, a production factor, while from the 1990s cost reduction paradigm is emphasized, especially in the case of resources shortage. The domain of real estate is considered as an important source of costs. Hence, there is a concern to service and use corporate real estate assets in an effective manner. An issue that affects the importance of the examined subject relates to, ranging up to several dozens of percent, the estimated cost savings in real estate management recorded in the countries where technological solutions are used for more than a decade. Moreover, recent research pointed to the shortage of methods for the effectiveness assessment of real property management and information technology implementation in the domain of real estate. The subject of the thesis covers the use and service of the corporate commercial real estate assets by means of the technology referred to as Computer Aided Facility Management (CAFM). CAFM technology is considered to be a set of tools which combines various solutions and integrates all categories of information about buildings and real property. These are computerized, integrated information systems that automate specific functions related to real estate services with purpose to improve the effectiveness of these resources management. In the dissertation the Corporate Firms are examined, who provide retail services in the trade industry, as well as the ones who operate in the facility management services sector, under the assumptions that they: (i) use real property assets, (ii) use technological solutions referred to as CAFM, and (iii) are based in Poland in the period from 2007 to 2013. The main objective of the study was to find out the extent to which CAFM alter the effectiveness of corporate commercial real estate assets management, i.e. use and service, as well as to verify the degree of absorption of CAFM and its determinants in different sectors of economy. The main hypothesis of the dissertation was formulated as follows: the application of the technological solutions to support real estate resources enables the corporate firms to improve the effectiveness of their assets use and service. On proceeding with desk research it turned out that three auxiliary hypotheses require verification, namely: - reduction of transaction costs is achievable, as a result of standardization, integration and process automation of real estate assets management and facilities management, -reduction of transaction costs decreases inefficiencies inhibited in real estate assets and facilities and allows to reduce the opportunity costs related to the management of these resources, - technological solutions improve flexibility and adaptability of corporate real estate resources. The dissertation was proceeded as follows. Firstly, the concept of real estate management was defined, secondly conceptualization and operationalization stages succeeded respectively. Then, the explanatory variables have been measured and the results of analyses have been interpreted. Finally, the conclusions of the research have been proposed. Using this approach, the objectives of the dissertation have been reached and included in eight chapters. To conceptualize the effects of real estate management, the theory of transaction costs was used. It has been shown that transaction costs are inherent in the domain of real estate, as well as this phenomenon occurs in all stages of its life cycle. The concept of transaction costs has been used to identify and quantify the effectiveness of these resources management in order that improvement programmes could be proposed. Due to the incremental benefits resulting from the implementation of CAFM, another economic category was introduced – opportunity costs, which adds to the set of determinants allowing to model and assess the effects of assets and facilities management in the enterprises. Operationalization of the main and the auxiliary hypotheses was carried out. The standardized questionnaire was used which comprised three main groups of issues: (i) information on the corporate firm and its real estate resources use, (ii) CAFM implementation, (iii) effects of CAFM implementation. Operationalization of the examined technological solutions was carried out by means of CAFM typology proposed in the dissertation, which was verified in the pilot survey. In this way, eight separate groups of tools were retained and contained in the questionnaire. Two categories of effectiveness have been used in the dissertation to cover the field of corporate real estate resources management and implementation of technological solutions. They have been approximated by cost effectiveness. For this purpose the concepts of transaction costs and opportunity costs were introduced. The variables which referred to the inputs have been compared to the variables which described the effects. The Combined Cumulative Impact Coefficient was constructed, which consisted of transaction costs reduction indicator, opportunity costs reduction indicator as well as real estate resources flexibility and adaptability improvement indicator. The coefficient was used to measure and assess the impact of the technology on the effectiveness of real estate management in the examined Corporate Firms. In the empirical part of the dissertation multiple case study approach was applied as well as four-stage survey was carried out which allowed to measure and assess the effectiveness of real property resources managed with the use of technological solutions and thus to verify the dissertation’s hypotheses. Several determinants of CAFM technology implementation have been found out, among them were: the size of the company, the type of economic activity, the volume of budget for CAFM, commercial and industrial real-estate use. The conditions for the effective implementation of CAFM systems also included the appropriate definition of the needs of the economic organization, changes in the corporate structure associated with the implementation, as well as employees training. It was also pointed out to the time lag in the achievement of benefits and the need to monitor and record of the results. The barriers of computer-aided tools uptake included: lack of adequate solutions, problems with the indication of benefits, high degree of complexity of the available tools, low budget versus high cost of implementation and use. The research also confirmed the important role of information resources in the process of corporate real estate resources in the life cycle. Among other things, it was pointing out to the improvement of data quality and access, also better collecting, processing and sharing of data with ameliorated business continuity support. It was also demonstrated a whole range of economic benefits due to the deployment of CAFM, to which belonged: reduction of planning and design costs, savings in labour costs, reduced costs of real estate use and services, reduced cost of goods and services exchange. It was pointed to the diffusion of the analysed technological tools to the other sectors of the economy as well as to the increase in the range of the achieved and potential benefits. It was hence proposed to continue the research in the selected areas.